Khi phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp lao động, doanh nghiệp cần làm gì?

Khi có khiếu nại hoặc tranh chấp lao động, doanh nghiệp nên ghi nhận sự việc, bảo toàn hồ sơ, xác định vấn đề đang tranh chấp và kiểm tra cơ chế, thời hạn giải quyết áp dụng. Trình tự cụ thể phụ thuộc vào loại tranh chấp và quy định đang có hiệu lực.

1. Tuân thủ Pháp luật Lao động

Trước khi phản hồi, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Hợp đồng lao động, phụ lục, thỏa thuận, nội quy và quy chế có liên quan.

• Bảng lương, chấm công, hồ sơ nghỉ phép, đánh giá, kỷ luật và trao đổi giữa các bên.

• Hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động và các tài liệu về bảo hiểm theo đối tượng, thời điểm và loại bảo hiểm áp dụng.

Hợp đồng lao động cần được rà soát theo nội dung bắt buộc và bối cảnh công việc. Nghĩa vụ bảo hiểm không nên mô tả bằng một câu chung cho mọi người lao động; đối tượng, thời điểm và chế độ áp dụng cần đối chiếu quy định bảo hiểm hiện hành.

2. Giải quyết khiếu nại trong nội bộ Doanh nghiệp

Pháp luật không tạo ra một quy trình nội bộ duy nhất cho mọi phản ánh của nhân viên. Doanh nghiệp có thể áp dụng quy chế đã ban hành, đồng thời nên:

• Ghi nhận ngày nhận, người phản ánh, nội dung và tài liệu kèm theo.

• Xác định người có thẩm quyền, tránh để người có xung đột lợi ích tự kết luận vụ việc.

• Xác minh từ các bên liên quan, bảo vệ thông tin cần thiết và không sửa, xóa hồ sơ.

• Phản hồi trong phạm vi phù hợp, nêu rõ việc nào đã được xác minh và bước tiếp theo nếu chưa thể kết luận.

Việc phản hồi nội bộ không tự động thay thế thủ tục hòa giải, trọng tài hoặc tòa án nếu vấn đề đã trở thành tranh chấp thuộc phạm vi của Bộ luật Lao động.

3. Quy trình giải quyết tranh chấp lao động

Theo Bộ luật Lao động, tranh chấp lao động cá nhân có thể thuộc thẩm quyền của hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án nhân dân. Với tranh chấp cá nhân, hòa giải viên lao động thường là bước cần kiểm tra trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài hoặc Tòa án; pháp luật có các ngoại lệ, trong đó có một số tranh chấp về sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng, bồi thường hoặc trợ cấp khi chấm dứt, và tranh chấp về bảo hiểm.

• Thương lượng trực tiếp: Bộ luật Lao động đặt trọng tâm vào việc các bên trực tiếp thương lượng trước khi cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

• Rà soát cơ chế nội bộ: Có thể kiểm tra quy chế, người có thẩm quyền và quy trình tiếp nhận; không mặc nhiên coi đây là một bước hòa giải bắt buộc cho mọi tranh chấp.

• Xác định cơ chế bên ngoài: Tùy loại tranh chấp, cần đối chiếu điều kiện yêu cầu hòa giải viên lao động, Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án trước khi chọn bước tiếp theo.

• Chuẩn bị hồ sơ: Tập hợp hợp đồng, phụ lục, bảng lương, chấm công, trao đổi, biên bản và tài liệu chứng minh liên quan theo dòng thời gian.

Doanh nghiệp không nên mặc định rằng thương lượng nội bộ, hòa giải viên, trọng tài và tòa án luôn phải đi theo một chuỗi giống nhau.

4. Quy định pháp luật liên quan

Đối với tranh chấp lao động cá nhân, Điều 190 Bộ luật Lao động quy định các mốc thời hiệu riêng: 06 tháng để yêu cầu hòa giải viên lao động, 09 tháng để yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động và 01 năm để yêu cầu Tòa án, tính từ ngày phát hiện hành vi bị cho là xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp. Trường hợp cụ thể còn phải kiểm tra ngoại lệ và căn cứ tính thời hiệu trước khi nộp yêu cầu.

Hồ sơ nên được sử dụng đúng mục đích và không gửi dữ liệu nhân sự rộng hơn phạm vi cần thiết. Khi cần rà soát nền tảng về hợp đồng và quy trình nhân sự, có thể xem khung pháp luật lao động doanh nghiệp nên chuẩn bị. Bài viết cung cấp khung xử lý ban đầu, không dự đoán kết quả tranh chấp và không thay thế việc đánh giá hồ sơ, thời điểm, địa bàn và cơ chế áp dụng trong từng vụ việc.